Jak uzyskać Freistellungsbescheinigung i uniknąć podwójnego opodatkowania w Niemczech?

Polskie firmy budowlane coraz częściej realizują projekty na terenie Niemiec. Korzyści finansowe płynące z takich zleceń są znaczące, ale działalność w innym kraju wiąże się również z obowiązkami podatkowymi. Jednym z najważniejszych dokumentów, który pozwala uniknąć niepotrzebnych potrąceń i podwójnego opodatkowania, jest Freistellungsbescheinigung – zaświadczenie o zwolnieniu z podatku budowlanego w Niemczech.

Posiadanie tego dokumentu jest obowiązkowe dla każdej firmy wykonującej usługi budowlane w Niemczech. Jego brak może skutkować potrąceniem 15% wartości każdej faktury przez niemieckiego kontrahenta. W poniższym przewodniku wyjaśniamy, jak krok po kroku uzyskać Freistellungsbescheinigung i jak dzięki niemu uniknąć podwójnego opodatkowania.

Czym jest Freistellungsbescheinigung?

Freistellungsbescheinigung to zaświadczenie wydawane przez niemiecki urząd skarbowy (Finanzamt), które potwierdza, że zagraniczna firma wykonująca usługi budowlane jest zwolniona z obowiązku potrącania podatku budowlanego (Bauabzugssteuer). W praktyce oznacza to, że niemiecki zleceniodawca nie musi odprowadzać 15% wartości faktury do urzędu skarbowego w Niemczech, a polska firma otrzymuje pełną kwotę wynagrodzenia.

Brak takiego dokumentu oznacza automatyczne potrącenie podatku przez kontrahenta, co często prowadzi do problemów z płynnością finansową i skomplikowanych procedur odzyskiwania należnych środków.

Dlaczego dokument jest tak istotny?

Freistellungsbescheinigung jest nie tylko dowodem na to, że firma działa legalnie na rynku niemieckim, ale także narzędziem ochrony przed podwójnym opodatkowaniem.

Dzięki temu dokumentowi:

• przedsiębiorca unika potrąceń z faktur,
• zachowuje kontrolę nad własnymi środkami,
• buduje wiarygodność w oczach niemieckich kontrahentów,
• potwierdza prawidłowe rozliczenia podatkowe.

Dla wielu niemieckich firm posiadanie przez wykonawcę aktualnego zaświadczenia jest warunkiem koniecznym do rozpoczęcia współpracy.

Jak działa podatek budowlany (Bauabzugssteuer)?

Zgodnie z niemieckim prawem, każdy podmiot zlecający prace budowlane ma obowiązek potrącenia i przekazania do urzędu skarbowego 15% wartości faktury wystawionej przez wykonawcę – jeśli ten nie posiada Freistellungsbescheinigung.

Podatek ten nie jest dodatkowym obciążeniem – stanowi zaliczkę na poczet przyszłego rozliczenia podatkowego firmy. Jednak jego potrącenie powoduje, że polski przedsiębiorca otrzymuje znacznie mniejsze wynagrodzenie i musi samodzielnie ubiegać się o zwrot kwoty z niemieckiego urzędu skarbowego, co trwa nawet kilka miesięcy.

Dlatego kluczowe jest, aby dokument uzyskać jeszcze przed rozpoczęciem pierwszego zlecenia.

Krok po kroku – jak uzyskać Freistellungsbescheinigung?

1. Ustal właściwy urząd skarbowy (Finanzamt)

Pierwszym krokiem jest określenie, do którego urzędu należy złożyć wniosek. W przypadku polskich firm najczęściej właściwym urzędem jest Finanzamt w Cottbus, który obsługuje przedsiębiorców zagranicznych.

2. Przygotuj niezbędne dokumenty

Do wniosku należy dołączyć komplet dokumentów potwierdzających legalność działalności oraz brak zaległości podatkowych w Polsce. Wymagane są między innymi:

• zaświadczenie o wpisie do CEIDG lub KRS,
• kopia numeru NIP i REGON,
• potwierdzenie braku zaległości podatkowych,
• aktualne zaświadczenie o rejestracji działalności gospodarczej,
• dane dotyczące rodzaju i zakresu usług świadczonych w Niemczech.

Warto przygotować tłumaczenia dokumentów na język niemiecki, gdyż urząd może ich zażądać.

3. Złóż wniosek do Finanzamt

Wniosek można złożyć drogą pocztową lub elektronicznie – w zależności od wymagań konkretnego urzędu. Po złożeniu dokumentów urząd analizuje sytuację podatkową firmy, w tym historię rozliczeń oraz legalność działalności.

Czas rozpatrywania wniosku zależy od kompletności złożonych dokumentów – im lepiej przygotowany wniosek, tym szybciej można uzyskać decyzję.

4. Odbierz dokument Freistellungsbescheinigung

Po pozytywnej weryfikacji przedsiębiorca otrzymuje oryginał zaświadczenia, które może następnie przekazać kontrahentom. Dokument jest ważny zazwyczaj przez 12 miesięcy, a po tym czasie należy go odnowić.

5. Przechowuj kopię i aktualizuj dane

Każdy kontrahent, który zleca polskiej firmie prace budowlane, ma prawo zażądać kopii Freistellungsbescheinigung. Warto więc mieć zawsze aktualną wersję i odnawiać ją na kilka tygodni przed upływem terminu ważności.

Jak uniknąć podwójnego opodatkowania?

Zasady unikania podwójnego opodatkowania regulowane są przez umowę między Polską a Niemcami. Jej celem jest zapobieganie sytuacjom, w których ten sam dochód byłby opodatkowany dwukrotnie – raz w Polsce, a raz w Niemczech.

W przypadku firm budowlanych stosuje się zasadę, że podatek jest płacony w kraju, w którym faktycznie wykonywana jest praca. Oznacza to, że jeśli usługi są świadczone w Niemczech, tam też powstaje obowiązek podatkowy.

Jednak posiadanie Freistellungsbescheinigung pozwala uniknąć podwójnego potrącenia, ponieważ niemiecki kontrahent nie odprowadza dodatkowego podatku w imieniu wykonawcy. Firma może później uwzględnić dochody w rozliczeniu podatkowym w Polsce, stosując metodę proporcjonalnego odliczenia.

Co grozi za brak Freistellungsbescheinigung?

Brak aktualnego zaświadczenia może prowadzić do kilku poważnych konsekwencji:

• potrącenia 15% wartości faktury przez kontrahenta,
• konieczności ubiegania się o zwrot podatku z niemieckiego urzędu,
• długiego oczekiwania na wypłatę należnych środków,
• ryzyka utraty kontraktów z niemieckimi partnerami.

Wielu przedsiębiorców przekonało się, że brak dokumentu potrafi skutecznie sparaliżować działalność na rynku niemieckim.

Jak odnowić Freistellungsbescheinigung?

Odnowienie dokumentu przebiega w podobny sposób jak jego pierwsze uzyskanie. Wystarczy ponownie złożyć wniosek do właściwego Finanzamt, najlepiej na miesiąc przed upływem ważności poprzedniego zaświadczenia.

Urząd może poprosić o przedstawienie aktualnych zaświadczeń podatkowych oraz informacji o dotychczasowych projektach w Niemczech. Regularne odnawianie dokumentu pozwala zachować ciągłość współpracy z kontrahentami i uniknąć niepotrzebnych potrąceń.

Jakie korzyści daje Freistellungsbescheinigung w praktyce?

Dla polskich firm budowlanych dokument ten ma kluczowe znaczenie. Umożliwia:

• otrzymywanie pełnej kwoty wynagrodzenia,
• sprawne rozliczenia podatkowe,
• uproszczoną współpracę z niemieckimi partnerami,
• uniknięcie czasochłonnych procedur zwrotu podatku,
• zwiększenie wiarygodności na rynku niemieckim.

W praktyce posiadanie Freistellungsbescheinigung to standard, który świadczy o profesjonalizmie firmy i jej świadomości podatkowej.

Najczęstsze błędy przy składaniu wniosku

Podczas ubiegania się o Freistellungsbescheinigung przedsiębiorcy często popełniają błędy, które mogą opóźnić proces wydania dokumentu. Do najczęstszych należą:

• niepełne wnioski,
• brak tłumaczeń dokumentów,
• wysłanie wniosku do niewłaściwego urzędu,
• niedostarczenie potwierdzenia braku zaległości podatkowych.

Aby uniknąć tych problemów, warto dokładnie przygotować dokumentację i upewnić się, że spełnia wszystkie wymagania formalne niemieckiego urzędu skarbowego.

Dlaczego warto złożyć wniosek o Freistellungsbescheinigung?

Dzięki temu dokumentowi firma nie tylko oszczędza środki finansowe, ale także zyskuje stabilność i wiarygodność w oczach kontrahentów. To inwestycja w bezpieczne prowadzenie działalności gospodarczej na rynku niemieckim, która chroni przed stratami i nieporozumieniami podatkowymi.

Posiadanie aktualnego Freistellungsbescheinigung to obowiązek każdego profesjonalnego wykonawcy prac budowlanych w Niemczech, który chce prowadzić działalność zgodnie z przepisami i bez ryzyka podwójnego opodatkowania.